貴陽：規范和創新工程檔案管理機制為軌道交通工程保駕護航
貴陽市軌道交通建設項目是全市重大民生工程項目，對于完善城市綜合交通體系、打造現代一流省會城市具有深遠意義。2010年9月，國家發改委批復了《貴陽城市軌道交通近期建設規劃（2010-2020年）》；2013年10月，貴陽市軌道交通1號線全線開工建設，全長35.11公里，連接觀山湖區、云巖區和南明區。經過多年的不懈努力，2016年10月23日，貴陽第一列地鐵抵達金陽；12月28日，1號線觀山湖段開通試運營，結束了貴州無地鐵的歷史。作為軌道交通工程基礎性工作的檔案管理，從工程啟動建設之初，貴陽市檔案局就積極主動、全程介入，加強與貴陽市軌道交通公司的對接聯系和協作配合，堅持“收得全、管得住、用得好”的工作原則，在工作中不斷探索，在實踐中不斷創新，走出了一條符合貴陽市軌道交通建設檔案工作的新路子。2017年9月，貴陽軌道交通建設項目檔案在環保、消防、人防等12個專項驗收之前率先通過檢查驗收，為軌道交通1號線（觀山湖段）空載運行和通車試運行奠定了堅實的基礎。
立足于“細”，實現管理標準規范化
針對1號線“試驗段”建設過程中有的參建單位檔案法制意識不強，材料歸檔不夠齊全、不夠準確、整理不夠規范等問題，貴陽市軌道公司高度重視，專門成立檔案室，配備專職檔案員，配置檔案管理設施設備，將項目檔案納入績效目標考核內容，不斷提高工程檔案工作科學化、標準化、精細化管理水平。經過不斷的探索實踐，貴陽市軌道交通公司建立了“五級”行之有效的軌道工程檔案管理標準規范。一級標準是國家、行業、貴州省、貴陽市相關檔案管理規范性文件；二級標準是結合貴陽軌道工程工作實際，推陳出新，與貴陽市檔案局、貴陽市國資委、貴陽市住建局聯合，編制的貴陽市軌道工程檔案管理行業標準；三級標準是對行業標準中涉及的工程各類檔案分別編制具體實施細則，明確歸檔要求；四級標準是在細則實施過程中，對工程檔案管理容易出錯的環節編制作業指南，并附以圖片樣例、操作錄像進行具體解說；五級標準是根據參建單位要求，對檔案管理過程中的難點，如收集、立卷整理等，按照專業不同編制相對應的標準模板。
“五級”軌道工程檔案管理標準涵蓋了工程資料從參建單位管理、收集、組卷、整理、信息化、驗收、移交到建設單位清點接收、庫房管理、借閱利用等管理全過程，實現了軌道交通建設過程全記錄、檔案工作全覆蓋全監控和檔案管理責任全追溯，同時，統一了上級檔案管理部門軌道工程檔案檢查、驗收和接收標準，真正形成了上下“一盤棋”的管理模式。
貫穿于“實”，實現業務培訓常態化
為提高軌道交通工程各參建單位檔案管理技能，貴陽市檔案局與市軌道交通公司一起，將業務培訓工作貫穿始終，橫到邊、縱到底，零死角、全覆蓋，確保取得實實在在的成效。一是抓好進場前“貫標”。根據工程建設中標單位進場情況，及時組織施工單位項目負責人、各部門資料管理人員進行工程資料收集管理技術交底。主要對工程各類檔案管理標準進行解讀，對聲像資料提出具體拍攝收集要求。二是抓好專職資料員崗前培訓。要求所有參建單位專職資料員必須經過崗前業務培訓方能開展工作。針對參建單位工程資料管理人員更換頻繁的問題，制定了參建單位專職資料管理人員備案制度，各參建單位專職資料管理人員更換時，須向公司檔案室變更報備。貴陽市軌道交通公司根據備案人員情況，與貴陽市檔案局聯合，定期組織備案人員進行資料收集管理知識培訓，提高業務技能水平。三是抓好竣工檔案整理技術交底。根據工程驗收情況，對參建單位檔案整理人員進行培訓，重點對組卷、編目、全文數據等進行舉例說明和實操演示，確?？⒐n案按時、完整、規范移交。
致力于“嚴”，實現檢查驗收前置化
貴陽市軌道交通公司堅持“嚴”字當頭，嚴格標準、嚴明程序、嚴謹細致、嚴守紀律，嚴把質量關口，最大限度地保證軌道交通工程檔案資料的齊全、完整、準確、規范。實行考核嚴查機制，軌道交通公司每季度根據工程進度情況，對參建單位工程資料收集管理工作進行檢查考核。檢查組人員根據檔案歸檔要求，對參建單位各部門收集的資料進行現場檢查、現場反饋、現場整改指導，并根據現場檢查記錄表，評分通報。軌道交通公司業務人員不定期對施工單位整改情況進行抽查，對于整改不到位情況進行現場督導，對各類問題記錄登記，匯總成冊歸檔。
針對施工過程中工程檔案收集難的問題，軌道交通公司提出工程資料“前置”驗收模式，邀請市檔案局、市城建檔案館相關業務人員與建設單位、運營分公司技術人員共同組成工程資料收集審查驗收組，在單位（子單位）工程預驗收時，對a、b、c三套竣工資料收集情況進行審查，審查合格簽發《竣工資料收集審查表》，施工單位向公司質安部申請單位（子單位）工程竣工驗收時，必須提供《竣工資料收集審查表》，竣工資料收集審查不合格，施工單位不得申請后續工程竣工驗收。
著眼于“遠”，實現檔案管理信息化
貴陽市軌道交通公司按照“高一格、快一步、深一層”的總體思路，全面推進檔案管理信息化建設，全面覆蓋工程檔案收集、整理、數據移交、檔案借閱、庫房管理等各重要環節，率先在全省實現了企業檔案庫房管理智能化。2015年，貴陽市軌道交通公司檔案室作為貴州省首批“全國示范數字檔案室”示范單位，積極開展創建工作，目前，各項基礎工作和條件已基本成熟，力爭2018年12月底以前接受省級部門評價。
貴陽市軌道交通公司檔案室配備了智能密集架、智能溫控設備等，并與綜合檔案管理系統集成。將智能溫控系統與多聞機空調系統集成，根據檔案庫房溫度要求，自動開、關空調，恒定庫房溫度；針對貴陽氣候潮濕的實際，溫濕度控制一體機增設了自動排水功能，消除水滿溢水隱患；在辦公室安裝大型顯示屏，隨時對庫房進行監控，確保庫房絕對安全。
貴陽市軌道交通公司專門開發了工程資料收集系統，分類導入2000多張工程用表，根據專業分配軟件應用權限，參建單位根據軟件可清晰的了解竣工資料收集內容及收集要求；增設了檔案系統離線客戶端功能，根據不同檔案類型、不同專業、不同用戶需求，從系統中導出相對應的客戶端軟件，對口用戶在離線客戶端中進行檔案整理、數據著錄、全文掃描和全文數據掛接，最終用離線客戶端進行電子數據移交。實現了檔案系統內外網分離交互管理，借閱人員通過檔案系統借閱外網，完成檔案借閱流程審批，審批完成的借閱單自動推送至檔案室。檔案管理人員通過檔案管理系統內網對借閱內容賦予全文限時查閱權限，借閱人員在檔案借閱專用機查閱原文。
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