如山一般堆積起來的材料、書記員抱著檔案到處奔走、檔案室?guī)旆勘蝗脻M滿的……紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)和保存幾乎困擾著每個基層法院。
自今年3月玉環(huán)法院開展電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的試點工作全面展開以來,玉環(huán)法院已對893起民事、刑事案件試行電子檔案一鍵轉(zhuǎn)化,同步簡化線下紙質(zhì)材料文書歸檔,經(jīng)分析比對,紙質(zhì)材料歸檔數(shù)量減少70%,全流程網(wǎng)上辦理的“最后一公里”已被打通。
電子卷宗線上流轉(zhuǎn)
玉環(huán)法院舉全院之力,大力開展電子卷宗隨案生成及深度應用工作,推廣電子送達、試行線上調(diào)解、推行電子閱卷,開啟全院審判業(yè)務工作無紙化。經(jīng)過一年多摸索,逐步形成了電子卷宗采集、流轉(zhuǎn)、歸檔全流程管理模式。
立案階段,大力推行“網(wǎng)上立案”不用跑服務。當事人及代理人通過網(wǎng)上立案平臺提交的案件,只要符合電子檔案規(guī)范的,無需再提交紙質(zhì)材料,或到法院辦理手續(xù)。立案成功后,法院會將受理案件通知書直接發(fā)送給當事人。“為確保網(wǎng)上立案提交的材料符合規(guī)范,我們已向各律師事務所、法律服務所發(fā)送了《網(wǎng)上立案訴訟服務須知》,并推薦掃描儀型號。”該院立案庭庭長陳巧峰說。
對線下提交立案,以及案件辦理過程中產(chǎn)生的文書掃描工作,法院實行全面外包,由專業(yè)檔案掃描人員組成集中掃描中心,確保案件材料隨案隨掃,大幅減輕法官、書記員事務性工作負擔。截至目前,法院已隨案隨掃案件10838件,累計掃描頁數(shù)已達216087頁。
電子檔案一鍵轉(zhuǎn)化
由于無法進行自動排序與歸目,為確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性,在歸檔時往往需要重新加工進行二次掃描。這不僅給工作人員額外增加了工作量,還造成了司法資源的極大浪費。
現(xiàn)在,通過“浙江法院材料收發(fā)及智能卷宗系統(tǒng)”,當事人所提交的證據(jù)性文書材料能夠與卷宗目錄自動比對,匹配項自動歸目、自動排序,形成電子預檔案。此外,大力推行電子簽章、電子簽名,對系統(tǒng)自動生成并簽章的程序性文書,全面取消紙質(zhì)材料歸檔。法官完成目錄校驗后,即可一鍵轉(zhuǎn)化歸檔,形成完整無誤的電子檔案,大大提升了歸檔效率。
紙質(zhì)檔案“精簡瘦身”
電子檔案能夠一鍵歸檔,那么紙質(zhì)檔案要如何歸檔,才能應對庫房容量不足問題?玉環(huán)法院給出的答案是精簡歸檔。刑庭和速裁庭兩個試點部門根據(jù)歸檔的不同需求,摸索出獨立裝訂歸檔、建立證據(jù)庫存放、案號合并裝訂三種全新模式。
目前最為突出的成效是案號合并裝訂,這種模式有效突破了傳統(tǒng)歸檔的一案一卷。員額法官將本人經(jīng)辦的多個案件的關(guān)鍵性證據(jù)材料整理后合并裝訂,并訂立目錄,目錄內(nèi)容顯示案件的頁碼排序。
不久前,最高院信息中心規(guī)劃管理處負責人黃國棟來到玉環(huán)法院考察,看到了兩疊“瘦身”前后的檔案。都是16個金融借款合同糾紛檔案,左側(cè)是每個案件分別裝訂,包括所有程序性文書和裁判文書,厚厚的一疊;右側(cè)是16個案件都裝訂在了一起,里面只有一些關(guān)鍵性的證據(jù)材料,有的案子甚至只有一兩頁紙,厚度只有左側(cè)的大約二十分之一。黃國棟對精簡后的檔案表示充分肯定。
這項工作做得好!日照6個單位剛剛被省里表揚!
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